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乔布斯的开会艺术:开小会,越小越好

经验

编译 编译 2015-10-10 07:43

导语 大家开的会是不是真的做到了最大程度上节省时间,提高效率,降低了成本呢?

苹果 乔布斯 创业准备

乔布斯的开会艺术:开小会,越小越好

据统计,美国人每天要开 1100 万次会议,这种非生产性活动的成本高达每年 370 亿美元。370 亿美元是什么概念?苹果公司在中国的年收入就是 370 亿美元(数据来源腾讯科技)。

开会成本既然这么高,对于生活在 " 最会开会国 " 的大家来说,什么样的“开会经验”是我们应该借鉴的呢?这个,我们还得说说苹果,在那里,曾经最会开会的人是已故苹果前 CEO 乔布斯。省时省钱,乔布斯有三个方法让开会的效率最大化:

1、开小会,越小越好


在那本关于乔布斯和苹果公司的《Insanly Simple》(《疯狂的简洁》)书中,曾和乔布斯合作多年的肯 · 西格尔详细地描写了与乔布斯共事时的情境。

其中一个故事就讲了乔布斯和广告公司开会的事儿。

在和广告公司的例行会议上,乔布斯突然发现了通常不会出现在那个会上的一位名叫 Lorrie 的女职员,乔布斯指着 Lorrie 问道:" 请问您是哪位?"

那位名叫 Lorrie 的职员解释说因为这个案子和她所在的市场部项目之间有关联,所以她也被叫来开会。

听完这些,乔布斯礼貌地请 Lorrie 小姐离开了。“我不觉得你有必要参加这个会议,Lorrie 小姐,谢谢。”乔布斯说。

听起来很是无情对不对?但“非直接负责人不参会”和“不去参加没必要的会议”是乔布斯开会的第一法则。乔布斯就连对自己也是这么要求的——比如他就曾拒绝美国总统奥巴马为科技界大佬举办的小型聚餐,让世人一时惊诧。


《乔布斯传》里也曾提到,乔布斯每年都要带着他最有价值的员工进行一次“百杰”外出集思会议,决定公司每年最重要的事情。

首先,乔布斯要挑选他认为最优秀的 100 名员工。怎样挑选?就问:假如你只能带上 100 人跳上求生船去创办下一家公司,你会带上谁?然后,当关于当前重要工作的讨论结束后,乔布斯会站在白板前问:“我们下一步应该做的十件事情是什么?”大伙会相互争论,希望自己的建议能被采纳。乔布斯会把这些建议写下来,然后再删掉那些他认为愚蠢的。几轮辩论之后,他们会最终确定前十大“最应该做的事”。

乔布斯会把最后七件全部划掉,然后宣布:我们只做三件。

总结来说就是:

挑选最优秀的人参加会议;

让最优秀的人集思广益,讨论出足够多(至少 10 个)高质量备选方案;

从 10 个备选方案中精选出最重要的 3 个去执行。

事实上,这一决策流程,或者说会议方式并不只适用于决定公司未来最重要的几件事情。在苹果公司,进行产品和工业设计走的也是同样的流程。据了解,苹果产品的设计有一个非常重要的流程,即 10 到 3 到 1。

详细说来就是,对于任何一项新的设计,苹果的设计师们首先要拿出10种完全不同的模拟方案,这不仅是为了让其中 7 个显示出剩下3个看起来还不错,要求设计师拿出 10 个方案,是为了让设计师们有足够的空间和压力去思考,放开了所有的限制去思考,这样往往能带来更好的主意。然后,他们才会从 10 个不错的方案中挑选出 3 个最好的,再花几个月的时间仔细研究这三个方案,最终才得出一个最好的设计方案。

2、直接负责人制度


2011 年,《Forbes》杂志曾经发表了一篇关于苹果公司企业文化的文章,记者亚当 · 拉辛斯基详细地讲解了乔布斯打造苹果公司背后的那些事。

在乔布斯的头脑里有一个严格的“责任制”——这意味着每个人在自己的名字下面都有详细的责任安排,公司的任何事情都需要责任到人。

拉辛斯基这样写道:“苹果内部将负责人叫做 DRI(Direct Responsible Individual),也就是‘直接负责人’。通常,项目开会的时候,只会召集每个相关事务的直接负责人,同时人们也可以知道某个环节出现问题的时候应该找谁。苹果内部的每个高效会议都有一个‘行动表’,每个行动事项后面都会有一个这样的 DRI。所以,在苹果,每个员工需要学会的技能是——寻找正确的 DRI。”

  当 Gloria Lin 从苹果公司 IPod 项目辞职去 Flipboard 做产品的时候,她就将这个 DRI 责任制带到了新公司,当然也带走了不少 DRI 们。而这个方法收效颇为显著,帮当时还在起步阶段的 Flipboard 迅速确立了制度化的管理。

“在一个超快速成长的公司,很多事情摊在桌子上无人打理不是因为大家不负责任,而是因为大家真的太忙了。”Gloria Lin 在 Quora(美国职业版知乎)写道。“当你觉得这个产品是你的孩子一样的时候,你当然是在乎它的好坏的。”(暗指要用正确的方法培养员工和产品——编者按)

3、开会 “不插电”



沃尔特 · 艾克萨森,乔布斯自传的作者曾说:“乔布斯讨厌正式的 Presentation(演讲),他更喜欢随性的面对面聊事情。”

每周三下午,乔布斯都会跟市场部还有广告部开会。

在计划外的会议上,乔布斯不喜欢部门用 PPT,相反,他喜欢在周三下午的这个会上和员工一起没边儿地头脑风暴、充分地辩论,“不插电”地想所有事情。

乔布斯本人长期修禅,因此禅宗的极简主义主张深刻影响着他工作和生活的方方面面,从产品设计到会议演示。你看他在产品发布会中用的 PPT,其风格都是极为简约的,很多时候就是一句话或一张图片,甚至他还故意留出一些空白 PPT,让自己可以即兴发挥,与听众互动。

乔布斯曾经对艾萨克松说:“我很不喜欢人们用那些幻灯片讲事情,他们宁愿用一个 PPT 去解释问题,也不愿意直接用嘴阐述他们的想法。我需要交流,碰撞,在会议桌上直接把问题抛出来,而不是给我一堆 PPT。如果你确实想清楚了要讲什么,有没有 PPT 应该是无关紧要的;如果你在陈述中离不开 PPT,说明你还想得不够清楚。”

所以,大家开的会是不是真的做到了最大程度上节省时间,提高效率,降低了成本呢?希望乔帮主的经验可以有帮助。

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